#10 Heldere, niet nodeloos bezwaarde procedures door beperkte administratieve formaliteiten en contracten
Momenteel moeten kandidaten voor veel prijsvragen telkens opnieuw dezelfde administratieve formaliteiten vervullen m.b.t. RSZ, BTW, jaarrekeningen….Tijdens de selectiefase kan een verklaring op eer volstaan.
Zorg voor evenwichtige wedstrijdvoorwaarden en procedures met respect voor beide partijen. Bezwaar ze niet nodeloos met lijvige contractuele bepalingen.
#1 Is een wedstrijd de juiste keuze?
Een wedstrijd is niet voor elke opdracht opportuun. Wie als opdrachtgever toch een ontwerpwedstrijd overweegt, laat zich best professioneel bijstaan.
#2 Een beperkte selectie d.m.v. een transparante tweetrapsprocedure
Open procedures, waarbij alle kandidaten in één fase met elkaar in competitie treden, leiden tot tientallen kandidaturen, hopen verspilde ontwerpenergie en een buitenproportionele werklast voor de evaluatie.
#3 Duidelijk afgebakende inschrijvingen
De opdrachtgever moet duidelijk afbakenen én beperken hetgeen hij van de inzendingen in de beide fases verwacht: de schaal (bv. 1/200), het maximaal aantal vellen, de formaten van de presentatie... Aan bureaus die tegen de afspraken in een uitgebreider dossier indienen, moet hij duidelijk maken dat dit niet mee beoordeeld wordt.
#4 Een welomschreven projectambitie
Investeer als opdrachtgever ook in een goede projectdefinitie. Dat bevordert de efficiëntie van het ontwerp- en aanbestedingsproces, en verdient zichzelf bijgevolg terug.
#5 Een faire vergoeding
De opdrachtgever dient een faire vergoeding te voorzien voor de geselecteerden in fase 2. Bij het bepalen van die vergoeding, dient hij rekening te houden met de omvang en grootte van het project, de gevraagde inspanningen, en het aantal geselecteerde kandidaten.
#6 Goed afgewogen gunningscriteria
De inzendingen worden objectief beoordeeld op basis van een vooraf bepaalde puntendeling. Dit gebeurt op basis van een prijs-kwaliteitsverhouding, ook in termen van innovatie en duurzaamheid, in plaats van louter een prijscriterium.
#7 Duidelijkheid over de hoogte en inhoud van het ereloon
De opdrachtgever bepaalt en communiceert vooraf het voorgestelde ereloon, eventueel binnen een bepaalde prijsvork.
#8 Abnormaal lage inschrijvingen worden geweerd
Een prijzenslag leidt immers tot een afname van de kwaliteit van de geleverde diensten, ten nadele van de bouwheer.
#9 Een objectieve evaluatie door een transparante, professionele jury
De opdrachtgever zorgt voor een neutrale, vakbekwame en objectieve jury. Minstens 1/3 van de jury bestaat uit deskundigen zoals architecten, stedenbouwkundigen of planologen.